Rollbeskrivningar styrelsen

Styrelsen

Styrelsen består av fem stycken ledamöter, varav tre av dem har speciella funktioner. En ordförande, en sekreterare, en kassör och två ledamöter. Utöver det ska det finnas en till två suppleanter.

Det första mötet efter årsmötet är ett konstituerande möte som har samma agenda varje år. Mötets agenda är att tillsätta alla roller i styrelsen.  Mötet utser även en vice ordförande och en vice sekreterare.

Styrelsens roll är att säkerställa och ge förutsättningar för att stadgar, vision och verksamhetsplan följs.

Styrelsen har ett kollektivt ansvar för Viared Sommarstads verksamhet. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.

Föreningens ambition är att styrelsen ska vara representativ för de olika boendeformerna, byarna, ålder och kön.

Styrelsen ska skapa möjligheter för att grupper bildas och sköter föreningens åtagande enligt stadgar och arrendeavtal.

Ordförande

Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till styrelsemöten och har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Som ordförande är det viktigt att ha ett stort engagemang i föreningen och har tid till att leda styrelsens arbete.

Inom all demokratisk föreningsverksamhet gäller majoritetsprincipen, det vill säga att den mening som fått flest antal röster blir den som får gälla. Härav följer som en självklarhet att en ordförande inte har mer att säga till om än vad övriga ledamöter i styrelsen har. Ordförandens röst är däremot utslagsröst vid lika röstetal.

Representation

Ansvarig för är att representera Viared Sommarstad. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer.

Sammankalla

Ordförande ansvarar för att sammankalla och leda styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning/agenda en vecka före mötet och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.

Leda

Ordförande leder styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor. Det är ordförande som fördelar ordet mellan de olika ledamöterna. Det är därför viktigt att ordförande ger alla ledamöter möjlighet att ta plats och tillföra mötet med sina synpunkter.

Förvalta och förbereda

Att de beslut som styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som vilar på ordföranden. Självklart är det inte ordföranden ensam som ska genomföra besluten, men ska se till uppgiften blir gjord.

Verksamhetsberättelse

Ansvaret att skriva verksamhetsberättelsen.

Sekreterare

Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt. Sekreteraren sköter tillsammans med ordförande kontakten med olika samarbetspartners och myndigheter.

Protokoll

Det är sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att hen är uppmärksam på det som diskuterats och de beslut som fattas på styrelsemötet. Protokollets struktur ska följa mötets agenda. Protokollet skall innehålla administrativa uppgifter såsom datum för mötet, närvarande och till vilka protokollet skall delges. När protokollet är skrivet ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. När protokollet är justerat och undertecknat ska det skickas till revisorerna.

Informationsspridning

Sekreteraren är ansvarig för informationsspridning (brev, mailutskick och webbsida) och kallelser. Sekreteraren är ansvarig att föreningens webbsida hålls uppdaterad.

Bidrag

Sekreteraren är ansvarig, tillsammans med kassören, för att söka bidrag både från kommunen men även andra organisationer och myndigheter. Lämpligen hjälps man i styrelsen åt med att formulera bidragsansökningarna. Sekreteraren är sammankallande vi ev. möte/kurser gällande bidrag. Sekreteraren ska informera styrelsen om planerade och genomförda bidragsansökningar. Dessutom ska sekreteraren meddela styrelsen om utslaget av ansökan. Vidare ska sekreteraren följa upp hur bidraget använts och ev. återrapportera till bidragslämnaren.

Arkivering

Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas. Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om verksamhet. Arkivering ska tillsvidare ske på webbsidan ”viaredsommarstad.se” och i Stadsarkivet.

Kassör

Kassören bör ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningsliv.

Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Samt skriva förslag till budget, föra löpande bokföring och upprätta bokslut.

Kassören är tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen.

Bokföring

Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa kan göra det.

Budget

Det är kassörens ansvar att upprätta en budget tillsammans med styrelsen. En budget är en prognos över planerade händelser. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för medlemmarna hur styrelsen ska använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret.

Resultat-, balansräkningar och bokslut

En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten och bokslut för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Kassören ska med jämna mellanrum presentera föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.

Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.

Exempel på uppgifter är: kontrollera kontantkassor, se till att medlemmar betalar beslutade avgifter i föreningen, tillsammans med sekreterare söka bidrag, ta fram underlag för säkra placeringar av likvida medel, se till att föreningen har rätt försäkringar, skulder, skatter och att avgifter betalas.

Medlemsmatrikeln

Kassören är ansvarig för att uppdatera medlemsmatrikeln, vilket bl.a. innebär se till att adresser är korrekta, utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift.

Arkivering

Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av dessa. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen.

Exempel på detta är:

• verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
• kontoplaner
• instruktioner om redovisningsprinciper
• bokföring (grundbok, huvudbok)
• inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken

Ledamot

Har samma ansvar som övriga ledamöter med speciella funktioner som t ex ordförande. Hela styrelsen är ansvarig även om vissa funktioner innehas av en särskild person. Som styrelsemedlem förväntas du känna till de regler och lagar som verksamheten omfattas av.

Blir tilldelade ansvarsområden av styrelsen:

Renhållning
Samordningsansvar för:
– soptunnor vid strand töms
– beställa sommartoalett
– soppåsar beställs
– glascontainrar töms

Medlemmar
Samordningsansvar för:
– informationsbrev om rutiner och stadgar till nyinkomna
– informationsbrev till mäklare vad som gäller vid försäljning av fastighet i Viared Sommarstad

Området
Samordningsansvar för:
– att stigar i området hålls öppna och att sly röjs
– att vägar och vägrenar hålls i ordnat skick och beställer nytt bärlager mm.
– att fastigheter i området hålls i ordnat skick
– att anslagstavlan hålls i ordnat skick

Stranden
Samordningsansvar för
– bryggiläggning
– bastualtanen hålls i ordnat skick
– krattning och slyröjning på stranden
– föreningsbåten hålls i ordnat skick och att den ligger på ordnad plats
– lekplats är i gott skick

Sommarvatten (gäller bara t o m 2017-12-31)
Samordningsansvar för
– pumphus
– ledningar hålls i ordnat skick